Soll eine Veranstaltung den gewünschten Erfolg erbringen, müssen die Events richtig vorbereitet werden. Vom kleinen Seminar über eine Pressekonferenz bis hin zur Messe oder einem Festival: Eine gute Planung und Durchführung erfolgt gut durchdacht und strukturiert.
Um ein großes Publikum zu erreichen oder die eigenen Kunden zu begeistern, ist es deshalb wichtig, keinesfalls den Blick fürs Detail zu verlieren.
Inhaltsverzeichnis
Die ersten Schritte
Am Anfang stellt sich die Frage, ob Veranstalter die Organisation der Events allein übernehmen oder sich an Experten wie eine Event-Agentur wenden. Der Vorteil einer Kooperation mit Spezialisten besteht darin, dass die Ansprechpartner gewiss nützliche Tipps geben und kreative Ideen haben.
Eine selbständige Event-Planung ist zwar auf den ersten Blick preiswerter, kann sich jedoch auch schnell als wirtschaftliche Fehlentscheidung herauskristallisieren.
Um auf Nummer sicher zu gehen, ist es dennoch sinnvoll, sich über die Berufshistorie der Dienstleister zu erkundigen.
Wer übernimmt die Organisation? Eine Frage des Events
Einige Veranstaltungsexperten sind seit vielen Jahren auf die Organisation von Großveranstaltungen wie Konzerte oder Festivals spezialisiert.
Insbesondere bei einer Planung größerer Firmenevents ist es gang und gäbe, in die Organisation firmeninterne Mitarbeiter zu involvieren. Möglicherweise ist eine Kombination sinnvoll, bei der Verantwortungsbereiche jedoch klar definiert sein müssen.
Die Höhe des Budgets
Eine wichtige Grundlage ist die Höhe des Budgets. Die Planung von großen Veranstaltungen inkludiert Kosten, Einkunftsquellen sowie den geplanten Gewinn. Unternehmen planen für größere betriebliche Veranstaltungen oftmals ein sogenanntes Fixbudget ein. Möglicherweise zielen die Veranstaltungen bewusst darauf ab, einen Gewinn abzuwerfen.
Dieser Gewinn bezieht sich bei Musik- oder Sportveranstaltungen unter anderem auf Sponsoren, Eintrittskarten und Merchandising.
Falls die finanzielle Gewinnorientierung nicht im Fokus der Events steht, sollten alle Betroffenen im Vorfeld klären, welche Kosten auf Auftraggeber und Teilnehmer zukommen. Sollen Großveranstaltungen Gewinn abwerfen, bedarf die Höhe der Einnahmen einer gesonderten Kalkulation.
Die Wahl einer geeigneten Location
Die Höhe des Budgets richtet sich außerdem nach dem Veranstaltungsort. Der Schauplatz eines Events wirkt sich schließlich maßgeblich auf die Höhe des veranschlagten Budgets aus. Eine maßgebliche Rolle spielen Bedürfnisse der Zielgruppe, die in die Entscheidung einfließen.
So ist es vielen Veranstaltern beispielsweise wichtig, dass die Events gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sind.
Bei sportlichen oder musikalischen Großevents ist es üblich, dass Besucher aus nah und fern anreisen. In dem Fall ist es zwingend erforderlich, allen Besuchern oder Gästen Wegbeschreibung oder nähere Informationen über die Verkehrsanbindung zukommen zu lassen. Ebenso wichtig ist es, in der Nähe des Veranstaltungsortes befindliche Parkplätze zu erwähnen.
Gastronomische Angebote
Die Wahl einer geeigneten Location richtet sich zudem nach gastronomischen Angeboten vor Ort. Ist eine Versorgung mit Speisen und Getränken geplant, sollten diese auch am Veranstaltungsort verfügbar sein.
Generell gilt: Je größer eine Veranstaltung ist, desto wichtiger ist die kulinarische Versorgung.
Stehen an der Event-Location keine Anbieter zur Verfügung, ist möglicherweise die Beauftragung eines externen Dienstleisters erforderlich.
Der letzte Feinschliff
Ganz gleich, welche Großveranstaltung geplant ist: Der letzte Feinschliff darf nicht fehlen. Für große Musikveranstaltungen müssen Organisatoren Festivalbänder bedrucken lassen. Für größere geschäftliche Events ist es üblich, einen sogenannten Veranstaltungsplan anzulegen und die Tagesplanung schrittweise zu dokumentieren. Letztendlich gilt immer, auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.
Genügend Vorlaufzeit einplanen
Eine langfristige Planung ist das A und O einer gelungenen Großveranstaltung. Von elementarer Bedeutung ist es deshalb, eine realistische Vorlaufzeit für die Organisation der Veranstaltung zu bestimmen.
Insbesondere für Großveranstaltungen ist eine Vorlaufzeit von einem Jahr realistisch.
Wer für eine Großveranstaltung Musiker engagieren möchte, sollte bedenken, dass die Künstler auch anderen beruflichen Verpflichtungen nachgehen müssen. Stehen die Musiker selbst im Fokus der Großveranstaltungen, ist eine langfristige Planung unerlässlich.
Eine umfassende Organisation ist beispielsweise bei Festivals erforderlich, in deren Rahmen Auftritte unterschiedlicher Künstler organisiert werden müssen. Sind für einen Event Redner oder Fotografen erforderlich, ist eine langfristige Planung ebenfalls unerlässlich.
Die Events Revue passieren lassen
Auch nach der Veranstaltung lohnt es sich, noch einmal kritisch auf den Event zurückzuschauen. Möglicherweise fallen im Nachhinein noch kleine Schwachstellen auf, die es für nächste große Events auszubessern gilt.
Ob Kongress, Tagung, Konzert oder Festival. Häufig gilt der Grundsatz: Nach der Großveranstaltung ist vor der Großveranstaltung.
